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          企業內部控制應用指引第 7 號——采購業務

          時間:2010-04-14

          關鍵詞:

          第一章 總則

          第一條 為了促進企業合理采購,滿足生產經營需要,規范采購行為,防范采購風險,根據有關法律法規和《企業內部控制基本規范》,制定本指引。

          第二條 本指引所稱采購,是指購買物資(或接受勞務)及支付款項等相關活動。

          第三條 企業采購業務至少應當關注下列風險:

          (一)采購計劃安排不合理,市場變化趨勢預測不準確,造成庫存短缺或積壓,可能導致企業生產停滯或資源浪費。

          (二)供應商選擇不當,采購方式不合理,招投標或定價機制不科學,授權審批不規范,可能導致采購物資質次價高,出現舞弊或遭受欺詐。

          (三)采購驗收不規范,付款審核不嚴,可能導致采購物資、資金損失或信用受損。

          第 四條 企業應當結合實際情況,全面梳理采購業務流程,完善采購業務相關管理制度,統籌安排采購計劃,明確請購、審批、購買、驗收、付款、采購后評估等環節的職責和審批權限,按照規定的審批權限和程序辦理采購業務,建立價格監督機制,定期檢查和評價采購過程中的薄弱環節,采取有效控制措施,確保物資采購滿足企業生 產經營需要。

          第二章 購買

          第五條 企業的采購業務應當集中,避免多頭采購或分散采購,以提高采購業務效率,降低采購成本,堵塞管理漏洞。企業應當對辦理采購業務的人員定期進行崗位輪換。重要和技術性較強的采購業務,應當組織相關專家進行論證,實行集體決策和審批。

          企業除小額零星物資或服務外,不得安排同一機構辦理采購業務全過程。

          第六條 企業應當建立采購申請制度,依據購買物資或接受勞務的類型,確定歸口管理部門,授予相應的請購權,明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購和審批程序。

          企業可以根據實際需要設置專門的請購部門,對需求部門提出的采購需求進行審核,并進行歸類匯總,統籌安排企業的采購計劃。

          具有請購權的部門對于預算內采購項目,應當嚴格按照預算執行進度辦理請購手續,并根據市場變化提出合理采購申請。對于超預算和預算外采購項目,應先履行預算調整程序,由具備相應審批權限的部門或人員審批后,再行辦理請購手續。

          第七條 企業應當建立科學的供應商評估和準入制度,確定合格供應商清單,與選定的供應商簽訂質量保證協議,建立供應商管理信息系統,對供應商提供物資或勞務的質量、價格、交貨及時性、供貨條件及其資信、經營狀況等進行實時管理和綜合評價,根據評價結果對供應商進行合理選擇和調整。

          企業可委托具有相應資質的中介機構對供應商進行資信調查。

          第八條 企業應當根據市場情況和采購計劃合理選擇采購方式。大宗采購應當采用招標方式,合理確定招投標的范圍、標準、實施程序和評標規則;一般物資或勞務等的采購可以采用詢價或定向采購的方式并簽訂合同協議;小額零星物資或勞務等的采購可以采用直接購買等方式。

          第九條 企業應當建立采購物資定價機制,采取協議采購、招標采購、談判采購、詢比價采購等多種方式合理確定采購價格,最大限度地減小市場變化對企業采購價格的影響。

          大宗采購等應當采用招投標方式確定采購價格,其他商品或勞務的采購,應當根據市場行情制定最高采購限價,并對最高采購限價適時調整。

          第十條 企業應當根據確定的供應商、采購方式、采購價格等情況擬訂采購合同,準確描述合同條款,明確雙方權利、義務和違約責任,按照規定權限簽訂采購合同。

          企業應當根據生產建設進度和采購物資特性,選擇合理的運輸工具和運輸方式,辦理運輸、投保等事宜。

          第十一條 企業應當建立嚴格的采購驗收制度,確定檢驗方式,由專門的驗收機構或驗收人員對采購項目的品種、規格、數量、質量等相關內容進行驗收,出具驗收證明。涉及大宗和新、特物資采購的,還應進行專業測試。

          驗收過程中發現的異常情況,負責驗收的機構或人員應當立即向企業有權管理的相關機構報告,相關機構應當查明原因并及時處理。

          第十二條 企業應當加強物資采購供應過程的管理,依據采購合同中確定的主要條款跟蹤合同履行情況,對有可能影響生產或工程進度的異常情況,應出具書面報告并及時提出解決方案。

          企業應當做好采購業務各環節的記錄,實行全過程的采購登記制度或信息化管理,確保采購過程的可追溯性。

          第三章 付款

          第十三條 企業應當加強采購付款的管理,完善付款流程,明確付款審核人的責任和權力,嚴格審核采購預算、合同、相關單據憑證、審批程序等相關內容,審核無誤后按照合同規定及時辦理付款。企業在付款過程中,應當嚴格審查采購發票的真實性、合法性和有效性。發現虛假發票的,應查明原因,及時報告處理。

          企業應當重視采購付款的過程控制和跟蹤管理,發現異常情況的,應當拒絕付款,避免出現資金損失和信用受損。

          企業應當合理選擇付款方式,并嚴格遵循合同規定,防范付款方式不當帶來的法律風險,保證資金安全。

          第十四條 企業應當加強預付賬款和定金的管理。涉及大額或長期的預付款項,應當定期進行追蹤核查,綜合分析預付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風險等情況,發現有疑問的預付款項,應當及時采取措施。

          第十五條 企業應當加強對購買、驗收、付款業務的會計系統控制,詳細記錄供應商情況、請購申請、采購合同、采購通知、驗收證明、入庫憑證、商業票據、款項支付等情況,確保會計記錄、采購記錄與倉儲記錄核對一致。

          企業應當指定專人通過函證等方式,定期與供應商核對應付賬款、應付票據、預付賬款等往來款項。

           第十六條 企業應當建立退貨管理制度,對退貨條件、退貨手續、貨物出庫、退貨貨款回收等作出明確規定,并在與供應商的合同中明確退貨事宜,及時收回退貨貨款。涉及符合索賠條件的退貨,應在索賠期內及時辦理索賠。

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